description du poste

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.Structure d'accueilL’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURECréée en 1794, l'École normale supérieure ENS-PSL est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences cognitives, philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.L’École normale supérieure est membre de l’Université PSLActivités principalesNature du recrutement: ouvert exclusivement aux bénéficiaires de l’obligation d’emploi (BOE)Sous l’autorité hiérarchique du Directeur du département de philosophie, vous réalisez de manière polyvalente des activités de gestion administrative, financière et logistique dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'établissement.Assurer la gestion administrative et financière du département (budget d’environ 40K€/an)Réaliser le secrétariat pédagogique du département (interface entre les élèves et les enseignants; mise à jour de l’offre de formation; saisie des plannings, des notes…; suivi des stages…)Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes du départementGérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéancesOrganiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestionAlimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratif et financierAssurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité du département, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieurSélectionner et diffuser de l’information en interne et en externeDes déplacements ponctuels sont à prévoir au sein de l’établissementEn interne: services scolarité, financier, logistique, informatique, ressources humainesEn externe: fournisseurs et prestataires divers et établissements de l’Université PSLProfil du candidatSavoirs et compétences attendusDiplôme : Baccalauréat en secrétariat, assistanat, gestion administrativeConnaissance appréciée de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publiqueConnaissance de base en gestion financièreLangue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)Compétences techniques :Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique);Savoir organiser et planifier son activité en respectant les échéancesSavoir travailler en équipeCommuniquer et faire preuve de pédagogieMettre en œuvre des procédures et des règles de gestionSavoir rendre compte et alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestionCompétences comportementales :Avoir le sens de l’accueil, de l’écoute et de l’accompagnement des publicsQualités rédactionnelles et relationnellesÊtre organisé, autonome, polyvalent et rigoureuxSens de la confidentialité des informations traitéesÊtre réactif et avoir une grande capacité d’adaptationPoste à pourvoir le : à partir du 01 septembre 2024Lieu de travail : 45 rue d’Ulm, 75005 - ParisQuotité de travail: 100 %Contrat: CDD de 12 mois, éventuellement renouvelable, et pouvant aboutir à titularisationRémunération: selon grille et expérienceConditions de travail:37h30 de temps de travail hebdomadaire; 49 jours de congés/RTT par anTélétravail possibleNon discrimination, ouverture et transparenceNotre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent. #J-18808-Ljbffr