description du poste

Critères de l'offre

Métiers :

Assistant secrétaire (H/F)

Lieux :

Ollioules (83)

Conditions :

CDDTemps Partiel

Présentation de la Croix-Rouge

Acteur majeur de l'économie sociale et solidaire, la Croix-Rouge française pilote un réseau de plus de 600 établissements et services dans
les secteurs de la santé, du médico-social et de la formation.
Elle est à la tête également de 12 instituts régionaux de formation sanitaire et sociale.
Membre du plus grand réseau humanitaire mondial, la Croix-Rouge française emploie ainsi plus de 17 000 salariés qui, à travers plus de 70
métiers, mettent leur professionnalisme au service des plus fragiles au sein d'instituts médico-éducatifs, de crèches, de maisons de retraite,
de centres de réadaptation fonctionnelle, de centres d'hébergements d'urgence, de formation, de missions internationales

Poste

MISSIONS ET ACTIVITÉS

Accueil - Écoute - Orientation

Gestion courante de la Délégation Territoriale

Évènementiel et communication

Gestion de la flotte automobile

MISSION 1 : Accueil - Écoute - Orientation

Accueil, écoute, information et orientation du public (physique et téléphonique)

Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs - Saisie et suivi

Réceptionner, trier, vérifier et diffuser le courrier et les courriels - Saisi et suivi

MISSION 2 : Gestion courante de la Délegation Territoriale

Antennes locales : traitement administratif, information, suivi des dossiers et des activités

Saisie et suivi des aides financières des bénéficiaires

Traitement correspondance entrante et sortante, rédaction et envoi de réponses

RH - Suivi salariées, médecine du travail et variables de paie - Enregistrement et envoi (depuis décembre 2023)

Mise à jour administrative des informations bénévoles sur GAIA Contacts / Élus

Envoie des invitations du CT, rédaction du PV à partir des éléments donnés et envoie aux membres

Suivi administratif des stagiaires, des services civiques (documents A/D, médecine du travail)

Organiser les déplacements des membres du bureau

Relations avec les prestataires et les fournisseurs : négociation devis, suivi des commandes, des achats et des factures

Gestion et organisation des plannings et formations

Gestion des stocks fournitures

Tenue des dossiers, préparation de documents, classement, archivage

MISSION 3 : Evènementiel et communication

Interface interner/externe

Aide logistique à l'organisation d'évènements

Mise en page divers contenus, création affiches, cartons d'invitation

Saisie, suivi et statistiques divers évènements (quête nationale)

MISSION 4 : Gestion de la flotte automobile

Suivi et actualisation documents parc automobile complet

Planning réservations des véhicules DT83

Coordination des entretiens et réparations, PV et sinistres

Profil du candidat

COMPÉTENCES

Polyvalence, rigueur, autonomie et discrétion

Sens de l'organisation, planification, gestion des priorités

Connaissance de l'institution de la Croix-Rouge française

Compétences interpersonnelles

Maîtrise des outils bureautiques et informatiques

Qualités rédactionnelles

Capacité d'adaptation

Date de prise de poste souhaitée

Dès que possible

Informations pratiques liées au poste

CDD de remplacement valable durant l'arrêt maladie de notre collaboratrice

Prime de fin d'année : Oui Ségur 1 : Oui Ticket restaurant : Oui