description du poste

H/F Assistant administratif et financier de projetPoste d'assistant/assistante de projet dans l'activité multisites, pour le compte d'un distributeur pétrolier. Vous intégrez une équipe de 8 personnes sous la responsabilité d'un responsable de missions pour assurer la gestion administrative et financière des projets sur les différents programmes à mener dans le secteur des stations-service sur autoroutes, le déploiement d'installation de borne IRVE, ou divers projets de diversifications.Vous serez basé sur la région Parisienne dans nos bureaux de St Ouen, avec la possibilité de déplacements ponctuels en région.Missions :Référencement fournisseur :• Préparer les contrats fournisseurs accompagnés des accords de confidentialité• Intégrer les nouveaux fournisseurs dans la base de données interne et coordonner l'envoi des informations à la comptabilité client pour référencement.• Assurer l'archivage des documents sur le serveur.Gestion administrative des chantiers :• Mettre en forme les documents conformément à la charte graphique établie.• Gérer les commandes fournisseur et assurer leur suivi.• Gestion des situations chantier en lien avec le chef de projet.• Préparer un reporting financier trimestriel sur le suivi des chantiers.• Archiver les commandes et les validations associées.• Effectuer des démarches administratives spécifiques liées à certains chantiers.Gestion administrative de l'équipe :• Assurer le pointage et la validation des notes de frais des membres de l'équipe.• Gérer la facturation des frais de gestion et des dépenses de déplacement.• Coordonner les réservations liées aux déplacements des collaborateurs.Gestion annexe :• Suivre le recouvrement des sinistres sur l'ensemble du parc et mettre à jour les informations en conséquence.• Optimisation du process de commande (transfert d'un ERP vers Softco) et la gestion financière (vérification des accords-cadres).• Accompagner les chefs.Attention : Ne fournissez jamais d'informations sur votre compte bancaire ou votre carte de crédit quand vous postulez à un emploi. Ne transférez pas d'argent. Si vous constatez quelque chose de suspect, signalez l'annonce via ce lien. #J-18808-Ljbffr