description du poste

Assistante administrative au service juridique, commande publique et assurancesSuite à la mobilité interne d'un agent, la Ville de Paimpol recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour le service des affaires juridiques, de la commande publique et des assurances. Grades : Rédacteur ou Adjoint administratif de 1ère classe. Ouvert aux agents de la fonction publique et aux contractuels.Ce service est rattaché au pôle Ressources. L'agent sera sous la responsabilité de la Responsable du service des affaires juridiques, de la commande publique et des assurances.Mission 1: Secrétariat des marchés publicsVeiller à la bonne application du règlement intérieur d’achat de la collectivité (identifier rapidement le type de procédure selon montant des achats)Assurer le dépôt des pièces de marchés dans MégalisAssurer le suivi des échanges dématérialisés dans Mégalis en lien avec les services concernés (questions, attribution, notification du marché…)Assurer la convocation et le suivi des commissions achat et appel d’offres et la rédaction des procès-verbaux en lien avec la responsable de servicePréparer et envoyer les dossiers de marché en Préfecture, marché supérieur à un certain seuilAssurer la publication des données essentielles des marchésMission 2: gestion des contrats récurrents et des marchés transversauxAssurer le suivi administratif des contrats annuels récurrents de la collectivité notamment pour les services techniques (maintenance, contrôles réglementaires, vêtements de travail…) – en proposer l’optimisationAssurer, en lien avec la responsable du service, la mise en place des procédures d’achats groupés pour les besoins transversaux (papier, fournitures administratives et d’entretien, alimentation pour les pots et vernissages, équipements divers etc) en intégrant les obligations environnementales et sociétales, lancer des consultations et en assurer le suivi et le renouvellement – proposer une gestion déconcentrée de certains stocksProposer un appui au service comptabilité pour le suivi de l’exécution financière des marchés (DGD, révisions de prix, actualisation, suivi des avances, sous-traitance, centralisation des ordres de service, etc)Mission 3: Gestion des assurances de la Ville hors assurances du personnelTraitement des déclarations de sinistres sur la plateforme de l’assureur - Suivi et optimisation de la sinistralité (proposer des tableaux de bord, des fiches pratiques de prévention…)Participation aux réunions d’expertiseSuivi des factures et des remboursements relatifs aux assurancesParticipation à la gestion du marché et assurer le suivi des avenants.Appui aux services du pôle pour des tâches de secrétariat.Compétences requises :Formation en assistanat de direction (BTS assistante de gestion PME-PMI ou niveau équivalent)Maîtrise du Code de la Commande PubliqueAvoir des notions de comptabilité publiqueTrès bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)Aptitude à utiliser des logiciels métiersCapacité à se formerCapacité à intégrer et à appliquer les enjeux environnementaux et sociétaux définis par les élusQualités relationnelles, diplomatie, écoute, goût pour le travail en équipeCapacité à s’organiser et à organiser / planifierCapacité à respecter les délaisCapacité à se rendre disponibleAutonomie, prise d’initiatives / capacité à alerter / capacité à rendre compteEsprit curieux.Lettre de motivation et CV à adresser à :Madame la Maire10, rue Pierre Feutrencontact@ville-paimpol.frdrh@ville-paimpol.frAdresse de l'employeur10 rue Pierre Feutren #J-18808-Ljbffr