description du poste

Missions :L’assistant(e) administratif(ve) soutien le responsable du pôle entretien maintenance afin d’optimiser la gestion de l’activité du service. Il/elle suit et coordonne la planification des prestations de maintenance, des prestataires et les demandes d’interventions ponctuelles. Il/elle organise les réunions et se charge de l’administration du personnel au sein du service.Il/elle peut prendre en charge le suivi complet des dossiers ou d’évènement spécifiques.Il/elle participera à la mise en œuvre administrative des politiques de maintenance et d’entretien.Activités Principales :Administratif Rédiger et mettre en forme les documents (rapports, comptes rendus, notes, courriers,…)Relire les documents et / ou aider les interlocuteurs internes à rédiger leurs documentsFaire signer et mettre sous pli les courriersEnregistrer et distribuer les courriersClasser l’ensemble des documents du serviceEffectuer les impressions pour le compte du serviceAssister le responsable du Pôle maintenance dans la bonne diffusion des informations et partage du reportingAssister le Responsable du Pôle maintenance dans la rédaction et l’établissement des procéduresS’assurer du bon fonctionnement du photocopieur, de sa maintenance et de l’approvisionnement des consommablesElaborer et renseigner les demandes d’intervention technique (DIT) et/ou informatique, les suivre et les relancer Gestion des demandes et tâches administratives (accueil, RH, gestion quotidienne)Délivrer les autorisations d’accès véhicule aux prestatairesAccueilRecevoir, filtrer les appels, transmettre les messages, réorienter l’interlocuteur et/ou traiter la demandeGestion financièreParticiper à l’élaboration du budget fonctionnel du serviceAssurer le suivi budgétaire et garantir la maîtrise des dépenses (maintenance) dans les limites du budgetGestion des interventions techniquesGérer administrativement les demandes d’interventions et réparations afin de garantir une qualité optimaleGestion administrative de la maintenance en matière de visite réglementaire et bureau de contrôleAnalyser la nature et la gravité des demandes techniques pour les orienter vers le bon interlocuteur et assurer le suiviAssurer une réactivité pour répondre aux demandes d’interventionSuivre administrativement les prestataires de maintenance externes en respectant les budgets allouésContribuer au déploiement des plans d’action en maintenanceRecevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteurOrienter les fournisseurs et différentes relations de l’entreprise vers les interlocuteurs adéquatsGestion des prestations /achatsEtablir les bons de commande suivant les contrats et les marchésSuivre la facturation des prestataires et vérifier la conformité, relancer les prestataires si nécessaireRenseigner le fichier de suivi de planification des prestataires externesVeiller à la bonne réception des commandes B-PACK et informer le service comptabilité en cas de litige avec un prestataire S’assurer de la complétude des dossiers administratifs sur les marchés privés et publicsSuivre et préparer le budget des opérationsAssister le responsable du pôle entretien maintenance dans la rédaction et l’établissement des procéduresEffectuer les commandes auprès des services internesCommander les prestations externesEffectuer les commandes des matériels et équipements, en accord avec le responsable du pôle entretien maintenanceAssurer le suivi des demandes de devis en relation avec le service juridique pour les déclarations de sinistresAdministration du personnelRenseigne les feuilles de pointage, les faire valider et les transmettre au service RHTransmettre les informations aux équipes qui n’ont pas d’accès informatique et/ou l’afficherEffectuer les demandes de main d’œuvre intérimaire en accord avec le responsable du pôleRenseigne le tableau de suivi des heures des intérimaires et contrôler la facturationS’assurer du respect des règles et procédures définies par le service RH (règlement intérieur, temps de travail, procédures internes)Gérer les accès des collaborateurs aux différents SI métierGestion des réunionsAssister le Responsable du pôle dans l’organisation des réunions : ordre du jour, prévoir la date, l’heure, la durée et inviter les participantsOrganiser les opérations logistiques des réunions : salles, équipements, documents matériel, budget, lieu, restauration….Mettre en forme et préparer les documents ou dossier de présentation et saisir les comptes rendusGestion de l’agendaProfil recherché:De formation Bac+2 de type BTS/DUT vous disposez d'une expérience reconnue de minimum 3 ans sur un poste similaire. Parfaitement autonome, votre rigueur et votre esprit d'équipe vous permettront de réussir dans vos missions.Rémunération et avantages : 28k à 32k brut sur un an13ème mois à partir d'un an d'anciennetéPrime d'ancienneté à partir d'un an d'anciennetéPlusieurs points de restaurationsUne mutuelle d’entrepriseDes accords très avantageux permettant de bénéficier de 6 semaines de CP et RTTTélétravail à partir de 6 mois d’anciennetéUn CSE dynamiqueType d'emploi : Temps plein, CDIN’hésitez plus, rejoignez-nous !